Håndtering af sygefravær – det skal du være opmærksom på!
14 opmærksomhedspunkter i forbindelse med sygefravær
Der er løbende fokus og opmærksomhed på sygefraværet på de danske arbejdspladser. Man skønner at der dagligt er 150.000 danskere fraværende fra deres arbejde på grund af sygdom. De fleste er tilbage på arbejde efter nogle dage, men for andre medarbejdere tager det længere tid.
Man skønner at cirka ½-delen af de medarbejdere der er sygemeldt i mere end 13 uger aldrig kommer tilbage på arbejdsmarkedet. Det skøn er i sig selv skræmmende, og viser, hvor vigtigt det er for den enkelte, for virksomheder og samfundet som helhed, at der hurtigt bliver taget hånd om sygefraværet ude på de danske virksomheder.
RelationsNetværket har igennem mange år beskæftiget sig med virksomhedernes håndtering af sygefravær, og vi har samlet nogle af vores erfaringer i 14 punkter som man som virksomhed/leder, bør tænke over i sin håndtering af sygefravær. Der er mange flere gode råd og erfaringer at hente, hvis man er interesseret.
1.Viden, mål og handlinger
Inden man overhovedet begynder at lave politikker og procedurer bør man som virksomhed danne sig et overblik over sygefraværet. Er det højt, er det for højt eller er det på et acceptabelt niveau. Hvis man i en virksomhed har 2-3 % i fravær, så kan man nok ikke forvente at komme meget længere ned. Ud fra sin viden kan man formulere nogle mål og aftale nogle handlinger.
2. Retorik
Det er vigtigt, at man italesætter målene og handlingerne omkring fraværet i virksomheden på en positiv og konstruktiv måde. Håndtering af fravær bør ikke – alene – have kontrol som formål. Det handler meget mere om forebyggelse, social omsorg og hjælp til at komme tilbage til arbejdspladsen igen (ikke nødvendigvis hurtig – men tilbage).
3. Lad alle deltage
Hvis man står overfor at skulle lave nye procedurer og politikker, eller måske til at starte, så opnår man det bedste resultat, hvis man inddrager alle i arbejdet – både ledere og medarbejdere. Det skaber fælles forståelse, engagement og ejerskab. Hvis man centralt laver en politik og trækker den ned over ledere og medarbejdere vil der hurtigt opstå modstand i organisationen.
4. Direktion og ledere skal være rollemodeller
Det er ekstremt vigtigt i hele processen af direktion og ledere går forrest. Alle skal være omfattet af reglerne, og alle – også direktionen og lederne – skal til fraværssamtaler. Alle samtaler skal holdes uanset, hvor I organisationen man er. Det er endvidere vigtigt at direktion og lederne løbende bakker op og taler positivt om, hvorfor det er vigtigt at forebygge sygefravær.
5. Økonomi
Økonomien spiller en vigtig rolle i forhold til sygefravær – både for virksomheden, men også for den enkelte medarbejder. Det har store konsekvenser både økonomisk og menneskeligt når det opstår sygefravær. Det er under alle omstændigheder et tab. Derfor er det vigtigt at få økonomien på bordet, og synliggjort konsekvenserne af fraværet.
En anden side af økonomien er, i hvor høj grad virksomheden er villigt til at hjælpe økonomiske i forhold til forebyggelse og behandling. Det kan ske på flere måder som motions- og massageordninger, medarbejderforsikringer og meget mere.
6. Hvordan sygemelder man sig?
I de senere år har man set virksomheder der har forsøgt sig med, at medarbejdere skal sygemelde sig til sygeplejersker og andre. Vores råd og erfaring er, at man skal sygemelde sig hos den leder der kommer til at mangle en i dag. Det skal ske pr. telefon, så man lige kan få en kort snak om forventet varighed, og lederen kan danne sig et overblik over om der skal iværksættes hjælp fra virksomhedens side. Lederen må ikke spørge til medarbejderens sygdomsårsag, og lederen må slet ikke forsøge at overtale medarbejderen til at komme på arbejde.
7. Hvornår har en medarbejder været for meget syg?
Et af de helt store spørgsmål er, hvornår en medarbejder har været for meget syg/fraværende. Det spørgsmål bør man formulere en helt klar holdning til. Det er nemlig denne holdning der skal være bestemmende for, hvornår fraværssamtalerne skal tages i brug. Det skal være helt klart og synligt for alle. Det må ikke komme som en overraskelse for en medarbejder eller leder, at det nu er tid til en fraværssamtale.
8. Hvilke typer af fravær tæller med?
Det næste spørgsmål der melder sig er så, hvilke typer af fravær det tæller med. Hvad med barns 1. sygedag? Det skal være tydeligt for alle, hvilke typer af fravær der tæller med og er med til at udløse en fraværssamtale. En let metode er, at alt fravær der ikke er aftalt tæller med.
9. Hvem skal stå for fraværssamtalen?
En god fraværspolitik står og falder med den person der skal stå for dialogen med den sygemeldte medarbejder. Rigtig mange virksomheder udnævner straks nærmeste leder til samtaleperson, og betragter det som en del af ledelsesopgaven. Det kan også være rigtig fint i mange tilfælde, men det kan også være katastrofalt i andre. Ret ofte er det netop den nærmeste leder der kommer til at fremstå som årsagen til fraværet – selvom det ikke behøver at være tilfældet. Det gode råd er, at man som udgangspunkt formulerer at det er nærmeste leder der tager samtalerne, men at man samtidig åbner op for, at medarbejderen frit kan vælge en anden samtalepartner i organisationen. Det vigtige i denne del af processen er ikke, hvem medarbejderens taler med, men at der sker en dialog. Husk, at der altid skal være mulighed for at vælge imellem en kvinde og en mand som samtalepartner.
10. Forstå, kunne og ville
Når man har defineret, hvem der skal stå for samtalerne skal man sikre sig at disse personer som minimum lever op til 3 krav:
Forstå – de skal kunne forstå, hvad hele politikken og formålet er. De skal kunne se en mening med at føre samtalerne. De bør kunne forstå, at der er mange forskellige nuancer og årsager til fravær, og de skal have en vis portion empati.
Kunne – samtalepersonerne skal mestre den svære samtale. Det handler om samtale- og spørgeteknik, det handler om empati og det handler om, at kende til det grundlag som virksomheden står på i forhold til fravær.
Ville – er nok det allervigtigste. De 2 første ting kan man sikkert lære, hvis man vil og får hjælp. Men viljen og lysten til at tage de svære samtaler med medarbejderne har de færreste. Det kan være svært, grænseoverskridende og tidskrævende. Det underlige er, at både medarbejder og leder helst vil undgå disse fraværssamtaler – selvom de begge godt ved, at det er nødvendigt for at løse udfordringerne. Derfor skal det også styres stramt, at samtalerne bliver afholdt – uanset hvad.
11. Frivillige samtaler
Det allerbedste en virksomhed kan opnå er, at have en kultur, hvor medarbejderne selv siger til i god tid, hvis de kan se, at der måske kommer en sygemelding. Det kan være grundet i forhold på arbejdspladsen, sygdom eller personlige udfordringer. Jo før medarbejderen siger til – jo lettere kan virksomheden hjælpe og støtte op. Derfor skal der i en politik være en opfordring til, at sige til i god tid. Og så skal lederen stå klar til dialog i det øjeblik medarbejderen melder sig på banen. Ikke noget med at man ikke har tid osv. – der skal tages hånd om det med det samme. Det skal der fordi det er en kæmpe skridt for medarbejderen at melde ud og bede om hjælp.
12. Rammer for samtaler
Som virksomhed bør man skabe nogle gode rammer for afholdelse af fraværssamtaler. Samtaler skal ikke altid være på chefens kontor. Måske var det bedre at møde i andre rammer fx hjemme hos den sygemeldte, eller i et mødelokale der er indrettet lidt hyggeligt. Som udgangspunkt bør man lade medarbejderen beslutte, hvor samtalen skal holdes. Igen er det dialogen der er det vigtige – ikke form og rammer. Medarbejderen skal også have lov til at bestemme, om der skal være andre med i samtalen fx ægtefælle. Virksomheden bestemmer naturligvis hvem de lader sig repræsentere af.
13. Hvordan håndterer virksomheden problemer den ikke selv kan løse?
Som virksomhed kan man løbe ind i nogle udfordringer som man ikke kan, eller skal, løse. I disse situationer er det vigtigt at have nogle hjælpere omkring sig. Disse hjælpere er det en god idé at finde inden behovet for hjælp opstår. Det vil være super godt at have en kontaktperson på det lokale Jobcenter, det vil også være godt, at have nogle netværk, hvor man kan spørge om hjælp fra andre.
14. Opstart efter sygemelding
Hvis en medarbejdere har været fraværende i længere tid, så bør man have fokus på opstarten. Alt for mange virksomheder forudsætter at medarbejderen er 100 % klar når vedkommende starter igen – det er de færreste. Så en god plan og opfølgning undervejs kan være en god strategi. Man bør også huske, at der er mulighed for en delvis raskmelding.
Hvis du vil vide mere er du meget velkommen til at kontakte RelationsNetværket:
Karsten B. Vester – +45 2281 7997 – kbv@relationsnetvaerket.dk